Communication via WhatsApp en entreprise : pour ou contre ?

Stéphanie Peycru
15 avr.
4 min de lecture

L’utilisation de WhatsApp comme outil de communication professionnel et personnel a considérablement augmenté ces dernières années. De plus en plus d’entreprises, de professionnels et de collaborateurs choisissent cette application de messagerie instantanée pour échanger rapidement et efficacement. Cependant, avec cette évolution des usages se posent de nombreuses questions légales : quelles sont les règles concernant l’utilisation de WhatsApp dans un cadre professionnel ? Quels sont les risques légaux associés à cette pratique ?

Il n’existe pas de loi spécifique en Suisse interdisant ou encadrant directement l’usage de WhatsApp en entreprise, mais son utilisation est soumise à plusieurs cadres juridiques importants à ne pas négliger, notamment en matière de :

1. WhatsApp et la protection des données personnelles : quels enjeux ?

L’un des principaux enjeux juridiques de l’utilisation de WhatsApp en entreprise concerne la protection des données personnelles. En effet, WhatsApp, en tant qu’application de messagerie, collecte des informations personnelles sur ses utilisateurs, telles que les numéros de téléphone, les contacts, et les messages échangés.

La loi sur la protection des données personnelles

La Loi fédérale sur la protection des données (LPD) impose aux entreprises suisses de garantir la confidentialité, la sécurité et le traitement adéquat des données personnelles.

Si vous utilisez WhatsApp pour des échanges professionnels, vous devez vous assurer que l’application est conforme aux exigences de la nLPD, notamment en termes de :

Consentement : Vous devez obtenir le consentement explicite de vos contacts avant de leur envoyer des messages professionnels via WhatsApp.
Sécurité des données : WhatsApp utilise le chiffrement de bout en bout, ce qui signifie que les messages sont cryptés et ne peuvent être lus que par l'expéditeur et le destinataire. Cela offre un certain niveau de sécurité des données, mais vous devez toujours veiller à ce que vos pratiques respectent la confidentialité des informations échangées.
Stockage des données : WhatsApp conserve certaines données, notamment des métadonnées (horaires d'envoi des messages, contacts, etc.), ce qui soulève des questions sur la durée de conservation de ces informations et la possibilité de les supprimer.

Si vous utilisez WhatsApp dans un cadre professionnel, assurez-vous que vos pratiques respectent la réglementation en matière de données personnelles et que vous avez mis en place des mesures de sécurité appropriées.

2. Utilisation professionnelle de WhatsApp : est-ce légal ?

L’utilisation de WhatsApp à des fins professionnelles est légale, à condition de respecter certaines règles. Toutefois, plusieurs aspects doivent être pris en compte pour éviter des dérives :

Le consentement des employés et des partenaires

Si vous communiquez avec vos employés ou des partenaires via WhatsApp, vous devez obtenir leur consentement préalable. En effet, l’utilisation d’outils de communication non professionnels, comme WhatsApp, peut être perçue comme une intrusion dans la vie privée de vos interlocuteurs. Il est donc essentiel d’informer vos collaborateurs de l’utilisation de WhatsApp pour les échanges professionnels et de recueillir leur accord.

Une communication transparente

Il est également recommandé de limiter l’usage de WhatsApp à des échanges professionnels spécifiques, plutôt que de l’utiliser pour toute forme de communication interne ou externe. L’utilisation de WhatsApp pour des échanges informels pourrait soulever des problèmes liés à la confidentialité ou à la mauvaise gestion des informations.

Risques liés à la confidentialité

L’employeur est tenu de protéger les données de ses collaborateurs et de garantir un cadre de communication professionnel sécurisé.

Certaines informations sensibles ou confidentielles peuvent ne pas être protégées adéquatement par WhatsApp, malgré le chiffrement de bout en bout. Ainsi, il est déconseillé de partager des informations stratégiques, des données financières ou des documents contractuels sensibles via WhatsApp.

3. WhatsApp et conditions de travail : quels impacts ?

Les heures de travail et la communication via WhatsApp

L’utilisation de WhatsApp en dehors des horaires de travail peut poser problème si elle conduit à des abusou à une surcharge de travail. Par exemple, si un employeur envoie des messages en dehors des heures de travail normales, cela peut nuire à l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée de l'employé.

Les conditions d’utilisation au sein de l’entreprise

Afin de garantir une utilisation conforme et encadrée de WhatsApp dans le cadre professionnel, certaines entreprises choisissent de mettre en place des politiques internes pour encadrer son usage. Ces politiques peuvent préciser les heures pendant lesquelles l’utilisation de WhatsApp est acceptable, ainsi que les types de messages qui peuvent être échangés.

De plus, une charte de communication pourrait être mise en place pour informer les employés sur les bonnes pratiques à suivre et les éviter tout malentendu concernant l'utilisation de WhatsApp à des fins professionnelles.

4. WhatsApp Business : une alternative plus adaptée pour les entreprises

Pour les entreprises, WhatsApp propose une version dédiée, WhatsApp Business, qui permet de gérer plus efficacement la communication avec les clients et les collaborateurs. Cette version offre des fonctionnalités supplémentaires comme les réponses automatiques, les catégories de messages, et la possibilité de créer un profil d’entreprise avec des informations de contact.

Avantages de WhatsApp Business

Professionnalisation des échanges : En utilisant WhatsApp Business, vous pouvez créer des messages automatisés et programmer des réponses pour maintenir une communication fluide avec vos clients.
Gestion des contacts : WhatsApp Business vous permet de segmenter et d’organiser vos contacts en fonction de vos besoins, facilitant ainsi la gestion de vos échanges professionnels.
Protection des données : Comme la version classique de WhatsApp, WhatsApp Business offre un chiffrement de bout en bout pour assurer la sécurité des informations échangées.

Règlementation spécifique pour WhatsApp Business

Bien que WhatsApp Business soit conçu pour les entreprises, vous devez toujours respecter les règles de protection des données personnelles et garantir la confidentialité des informations. Les règles de consentement et de sécurité restent les mêmes que pour l’utilisation classique de WhatsApp.

5. En résumé : utiliser WhatsApp dans un cadre professionnel en toute légalité

En résumé, utiliser WhatsApp pour la communication professionnelle est légal, mais cela doit être fait dans le respect des règles de confidentialité et de protection des données. Si vous utilisez WhatsApp dans un cadre professionnel, vous devez vous assurer que vous respectez les obligations de la nLPD, que vous obtenez le consentement de vos contacts, et que vous gérez correctement les informations sensibles.