Une GED ? Pas pour tout le monde... et ce n'est pas grave !
- Stéphanie Peycru
- 14 janv.
- 2 min de lecture
Cela peut surprendre, mais non, toutes les TPME ne sont pas encore équipées d’un système de Gestion Électronique des Documents (GED). Et ce n’est pas forcément une erreur stratégique.
👉 Pour beaucoup, la nécessité d’une GED n’est pas encore évidente : le volume de documents reste gérable, ou les coûts et la mise en place paraissent trop élevés.
Mais alors, comment bien gérer ses documents sans GED ? 🧐 Voici les bonnes pratiques pour un classement clair et efficace, sans besoin de logiciel sophistiqué.
🔑 5 clés pour un classement organisé
1️⃣ Hiérarchisez vos dossiers Créez une structure logique adaptée à vos besoins : par clients, par projets, ou par type de documents (Factures, Contrats, RH, etc.).
2️⃣ Définissez une nomenclature claire Un fichier mal nommé est un fichier perdu ! Adoptez une méthode comme :YYYY-MM-DD_NomClient_TypeDocument Par exemple : 2025-01-20_KLS_Contrat.
3️⃣ Centralisez vos données Que ce soit sur un serveur partagé, un drive en ligne ou un disque dur, évitez de disperser vos fichiers sur plusieurs supports.
4️⃣ Faites le ménage régulièrement Supprimez les doublons, archivez les dossiers obsolètes, et restez à jour pour éviter l’encombrement.
5️⃣ Formez votre équipe Le classement, c’est un travail collectif ! Assurez-vous que tout le monde respecte la structure et la nomenclature.
📌 Et pourquoi passer à la GED un jour ?
Même si vous êtes à l’aise avec un classement manuel pour l’instant, une GED pourrait devenir une nécessité à mesure que votre entreprise grandit. Elle offre : ✔️ Une recherche ultra-rapide. ✔️ Un accès sécurisé et centralisé, même en mobilité. ✔️ Une traçabilité des modifications.
Vous avez besoin d’aide pour structurer votre système de classement ou envisager la transition vers une GED ?
🎯 Je suis là pour vous accompagner, avec des solutions simples, efficaces et adaptées à la taille de votre entreprise. Contactez-moi !
Commentaires